Notre agent d'appel passe et prend les appels de routine. Votre équipe s'occupe des patients.
Notre agent d'appel appelle les patients qui n'ont pas confirmé, répond à ceux qui appellent pour confirmer, annuler ou déplacer un rendez-vous, et renvoie à votre équipe tout ce qui demande une personne.
ElissaBonjour Henri, ici Elissa, l'assistante numérique du Cabinet dentaire Les Tilleuls. Je vous appelle pour votre contrôle demain à dix heures moins vingt. Est-ce toujours possible pour vous ?
HenriDemain, c'est compliqué. Il y a quelque chose jeudi ?
ElissaJeudi à quinze heures, le Dr Lefèvre est disponible. Je vous déplace ?
HenriOui, merci.
ElissaParfait, c'est réglé. Vous êtes maintenant inscrit jeudi à quinze heures avec le Dr Lefèvre. À jeudi, Henri. Bonne journée !
Noms de cabinet et de patients fictifs.
L'accueil ne peut pas passer des appels et en recevoir en même temps
Les appels de confirmation, les reports et les patients qui appellent pour déplacer un rendez-vous retombent tous sur les mêmes personnes, souvent alors que quelqu'un attend au comptoir.
Pourtant, les appels qui passent à la trappe sont justement ceux qui protègent l'agenda : le rendez-vous non confirmé de demain matin, et le patient qui aurait volontiers changé de date si on le lui avait proposé.
Comment fonctionne l'AI Call Center
Notre agent d'appel travaille avec le même agenda et les mêmes scores de risque que le reste de TurnUp World, il n'appelle donc que lorsque l'appel en vaut la peine.
- 1
Passe et prend les bons appels
Notre agent d'appel appelle les rendez-vous non confirmés ou signalés à haut risque, et répond aux patients qui appellent le cabinet pour un rendez-vous.
- 2
Mène la conversation
Il utilise le numéro de votre cabinet, dit qui appelle et pourquoi, en langage simple, puis écoute ce que le patient souhaite.
- 3
Met à jour l'agenda
Confirmer, annuler ou déplacer : Elissa inscrit ensuite le résultat directement dans votre logiciel de gestion.
- 4
Renvoie ce qui demande une personne
Tout ce qui sort de la routine arrive dans la liste À faire avec un court résumé, pour que l'accueil le reprenne.
Un agenda protégé, sans que l'accueil ait à décrocher
Plus de temps pour votre équipe
Elissa passe et prend les appels de confirmation et de report, si bien que personne à l'accueil ne doit décrocher.
Les rendez-vous non confirmés obtiennent une réponse
Un appel avant le rendez-vous transforme un rappel resté sans réponse en confirmation, annulation ou nouvelle date.
Des créneaux libérés qui peuvent encore être remplis
De plus, une annulation pendant l'appel part directement dans la file de dernière minute tant qu'il reste du temps pour remplir le créneau.
Voir le remplissage de dernière minuteChaque appel enregistré
Elissa enregistre chaque appel avec son résultat, donc l'accueil voit ce qui a été dit et peut intervenir si nécessaire.
Un humain quand il le faut
Notre agent d'appel vous transmet, avec un résumé, tout ce qu'il ne doit pas trancher lui-même, au lieu de deviner.
Dans la langue du patient
Notre agent d'appel parle aussi la langue du patient, selon la langue enregistrée dans votre logiciel de gestion.
Questions fréquentes
01Que peut gérer notre agent d'appel ?
02Quand un appel est-il transmis à une personne ?
03Quelles langues parle notre agent d'appel ?
04Les patients savent-ils qu'ils parlent à une IA ?
05Depuis quel numéro notre agent d'appel appelle-t-il ?
06Notre agent d'appel fonctionne-t-il avec notre logiciel de gestion ?
07Comment les données d'appel sont-elles traitées ?
Découvrez l'AI Call Center à l'œuvre.
Pendant une démo, nous vous présentons TurnUp World en fonction de votre cabinet : notre agent d'appel, la prévention des no-shows, le remplissage de dernière minute et Insights, et leur fonctionnement commun sur un seul agenda.
