TurnUp World AI Call Center

Onze belassistent belt en neemt op. Je team helpt de patiënten.

Onze belassistent belt patiënten die nog niet bevestigd hebben, neemt op als patiënten bellen om te bevestigen, te annuleren of te verplaatsen, en geeft alles wat een persoon vraagt terug aan je team.

Plan een demo Bekijk hoe het werkt
Elissa · uitgaand gesprekTandartspraktijk De Linde · bevestigt morgen 09:40

ElissaDag Hendrik, met Elissa, de digitale assistent van Tandartspraktijk De Linde. Ik bel over je controle morgen om twintig voor tien. Lukt dat nog?

HendrikMorgen is lastig. Is er iets op donderdag?

ElissaDonderdag om drie uur is er plaats bij Dr. Lemmens. Zal ik je verplaatsen?

HendrikJa, graag.

ElissaPrima, dat is geregeld. Je staat nu ingepland op donderdag om drie uur bij Dr. Lemmens. Tot dan, Hendrik. Nog een fijne dag!

Verplaatst naar do 15:00, in de agenda gezet, plek van 09:40 vrijgegeven

Fictieve praktijk- en patiëntnamen.

De receptie kan niet tegelijk bellen en de telefoon opnemen

Telefoontjes om te bevestigen of te verplaatsen, plus de patiënten die zelf bellen, komen allemaal bij dezelfde paar mensen terecht, meestal terwijl er iemand aan de receptie staat.

Toch beschermen juist de telefoontjes die blijven liggen de agenda: de onbevestigde afspraak morgenvroeg, en de patiënt die graag verplaatst had als iemand het had gevraagd.

Teamlid van de praktijk dat aan de receptie de telefoon opneemt
Hoe het werkt

Hoe het AI Call Center werkt

Onze belassistent werkt vanuit dezelfde agenda en dezelfde risicoscores als de rest van TurnUp World, en belt dus alleen wanneer een telefoontje de moeite waard is.

  1. 1

    Belt en neemt op wanneer het telt

    Onze belassistent belt de afspraken die nog niet bevestigd zijn of als hoog risico gemarkeerd zijn, en neemt op als patiënten de praktijk bellen over een afspraak.

  2. 2

    Voert het gesprek

    Elissa gebruikt het eigen nummer van je praktijk, zegt wie er belt en waarom, in eenvoudige taal, en luistert daarna naar wat de patiënt wil.

  3. 3

    Werkt de agenda bij

    Bevestigen, annuleren of verplaatsen: Elissa schrijft de uitkomst vervolgens rechtstreeks terug naar je praktijksoftware.

  4. 4

    Geeft terug wat een persoon vraagt

    Alles buiten de routine komt op de takenlijst met een korte samenvatting, zodat de receptie het kan oppakken.

Wat de praktijk krijgt

Een beschermde agenda, zonder dat de receptie hoeft te bellen

Meer tijd voor je team

Elissa voert routinetelefoontjes om te bevestigen of te verplaatsen, zodat niemand aan de receptie de telefoon hoeft op te nemen.

Onbevestigde afspraken krijgen alsnog een antwoord

Een telefoontje voor de afspraak maakt van een onbeantwoorde herinnering een bevestiging, een annulering of een nieuwe datum.

Vrijgekomen plekken die je nog kunt opvullen

Een annulering tijdens het gesprek gaat meteen naar de last-minute wachtrij, zolang er nog tijd is om de plek op te vullen.

Bekijk Last-minute opvullen

Elk gesprek vastgelegd

Elk gesprek wordt met de uitkomst vastgelegd, zodat de receptie ziet wat er gezegd is en kan ingrijpen als het nodig is.

Een mens als het een mens vraagt

Onze belassistent geeft alles waarover ze niet mag beslissen met een samenvatting terug, in plaats van te gokken.

In de taal van de patiënt

Onze belassistent spreekt bovendien de taal van de patiënt, zoals die in je praktijksoftware staat.

Veelgestelde vragen

01

Wat kan onze belassistent afhandelen?

Routinegesprekken over afspraken: een komende afspraak bevestigen, een annulering noteren en een afspraak verplaatsen naar een andere vrije plek in de agenda. Elissa volgt ook afspraken op die na de herinneringen onbevestigd bleven, en neemt op als patiënten de praktijk hiervoor bellen. Alles waarvoor een klinisch oordeel nodig is, klachten en vragen over facturen gaan terug naar de receptie, in plaats van tijdens het gesprek afgehandeld te worden.
02

Wanneer gaat een gesprek naar een mens?

Telkens wanneer de patiënt iets vraagt buiten een gewone bevestiging, annulering of verplaatsing, vraagt om iemand te spreken, of wanneer het gesprek geen duidelijke uitkomst heeft. Het gesprek komt dan op de takenlijst met een korte samenvatting van wat de patiënt zei, zodat de receptie kan terugbellen zonder alles opnieuw te moeten vragen.
03

Welke talen spreekt onze belassistent?

Onze belassistent belt patiënten in hun eigen taal, op basis van de taal die in je praktijksoftware staat. Welke taal de patiënt ook spreekt, onze belassistent kan het gesprek in die taal voeren. Schakelt een patiënt over op een andere taal of is hij moeilijk te verstaan, dan gaat het gesprek terug naar de receptie in plaats van een uitkomst te forceren.
04

Weten patiënten dat ze met een AI praten?

Ja. Onze belassistent stelt zich aan het begin van elk gesprek voor als de digitale assistent van de praktijk, en patiënten kunnen op elk moment naar een persoon vragen. Elk gesprek en de uitkomst worden vastgelegd, zodat de praktijk altijd kan zien wat er in haar naam tegen een patiënt gezegd is.
05

Vanaf welk nummer belt onze belassistent?

Het eigen nummer van je praktijk. TurnUp werkt met lokale telefoniepartners, zodat de praktijk haar bestaande nummer behoudt en onze belassistent patiënten met dat nummer belt. Belt een patiënt terug, dan komt hij bij je praktijk terecht, en onze belassistent kan de routinegesprekken op dat nummer ook aannemen.
06

Werkt onze belassistent met onze praktijksoftware?

Ja. Onze belassistent leest de agenda via dezelfde koppeling als de rest van TurnUp World, die werkt met Dentally, DentAdmin, Exquise, Progenda en System for Dentists. Waar je software het ondersteunt, schrijft TurnUp World uitkomsten bovendien rechtstreeks terug. Zo verschijnt een bevestiging of verplaatsing tijdens het gesprek meteen in de agenda.
07

Hoe worden gespreksgegevens behandeld?

We verwerken gespreksgegevens onder dezelfde verwerkersovereenkomst als de rest van TurnUp World en hosten ze binnen de EU. Bovendien zijn ze alleen zichtbaar via accounts met rechten per rol en een volledig logboek. Opname en bewaring: [BELEID VOOR OPNAME EN BEWARING BEVESTIGEN]. Je praktijk blijft verwerkingsverantwoordelijke voor alle patiëntgegevens.

Zie het AI Call Center aan het werk.

In een demo tonen we je TurnUp World, toegespitst op jouw praktijk: onze belassistent, No-show preventie, Last-minute opvullen en Insights, en hoe ze samenwerken op één agenda.

Plan een demo Bekijk klantverhalen