Geannuleerd om 11:40. Opgevuld om 11:44.
Annuleert een patiënt, dan biedt TurnUp World de vrije plek aan alle passende patiënten aan, en wie eerst accepteert wordt geboekt. De stoel is bezet zonder belronde.
"Ons record was een plek die binnen 33 seconden opgevuld was."
Een last-minute annulering blijft meestal een lege stoel
Een bellijst afwerken kost bovendien tijd die de receptie niet heeft. Daardoor probeert niemand de meeste last-minute annuleringen nog op te vullen: de plek is al opgegeven voor iemand er werk van maakt.
Het kost evenveel als een no-show: je betaalt behandelkamer, team en tandarts, terwijl de stoel leeg blijft.
Het cijfer waar praktijken aan werken, is zelden het cijfer dat iets oplevert
Twee cijfers bepalen hoeveel geannuleerde stoeltijd je terugwint. De instroomgraad is het aandeel annuleringen dat je überhaupt probeert op te vullen. De opvulgraad is het aandeel daarvan dat door iemand anders geboekt wordt.
Bijna elke praktijk werkt aan de opvulgraad. Voor de instroomgraad is niemand verantwoordelijk, terwijl die veruit het meeste uitmaakt.
Opvulgraad
60%Toegepast op 7% van de annuleringen haalt dit 4% van de verloren stoeltijd terug. Makkelijk te verbeteren, en bovendien staat het goed in een rapport.
Instroomgraad
90%Bij een opvulgraad van 30% haalt dit 27% terug. Hier zit de stoeltijd, maar meestal is niemand ervoor verantwoordelijk.
Instroomgraad × opvulgraad = teruggewonnen stoeltijd
De slechtere opvulgraad wint bijna zeven keer meer stoeltijd terug, omdat elke annulering standaard in de wachtrij komt.
Hoe Last-minute opvullen werkt
Je praktijk legt de regels één keer vast. Daarna verloopt de reeks elke keer op dezelfde manier, en dat maakt ze meetbaar.
Er komt een plek vrij
Eerst laat een annulering of een verplaatste afspraak een plek vrij.
Passende patiënten op een rij
Wachtende patiënten krijgen een score op behandeling, duur en de beschikbaarheid die ze opgaven.
De receptie verstuurt met één klik
Met die klik krijgen de best passende patiënten meteen het aanbod, dat ze met één tik accepteren.
Wie eerst accepteert, krijgt de plek
De anderen horen daarna dat de plek vergeven is en blijven in de wachtrij.
De agenda werkt zichzelf bij
De boeking telt als teruggewonnen stoeltijd. Waar je software het ondersteunt, schrijft TurnUp World ze bovendien rechtstreeks terug.
Eén annulering, van begin tot eind
Dezelfde reeks loopt, of de afspraak nu drie dagen of veertig minuten vooraf geannuleerd wordt. De receptie verstuurt het aanbod met één klik, daarna verloopt de rest vanzelf.
Doorloop het in je eigen tempo, of klik hieronder op een stap.
Haal meer geannuleerde tijd terug in je agenda
Een last-minute annulering wordt meteen aangeboden
Een annulering van de dag ervoor gaat naar elke passende patiënt, in plaats van een lege stoel te worden.
Alle passende patiënten krijgen tegelijk het aanbod
Het aanbod gaat tegelijk naar iedereen, zodat de plek nooit wacht tot één patiënt terugbelt.
Eén klik voor de receptie
De receptie geeft de plek vrij en verstuurt het aanbod. Antwoorden, boeking en agenda regelen zich vanzelf.
Alleen aangeboden aan wie past
Het matchen houdt rekening met behandeling, duur, behandelaar en opgegeven beschikbaarheid, en het aanbod sluit zodra de plek opgevuld is.
Jij bepaalt wat aangeboden wordt
Per behandeling bepaal je bovendien of ze last-minute aangeboden mag worden, hoe ver vooraf en aan hoeveel patiënten.
Teruggewonnen stoeltijd die je kunt tellen
Elke opgevulde plek telt mee in Insights, zodat je ziet hoeveel stoeltijd je elke week terugwint.
Bekijk Insights"Een gat opvullen kostte vroeger tien minuten aan de telefoon. Nu was ons record een plek die in 33 seconden opgevuld was."
Kirsten Van HoePraktijkmanager, Benedenti GroepVeelgestelde vragen
01Hoe snel kan een gat door een annulering opgevuld worden?
02Wat als niemand de plek neemt?
03Neemt het automatisch contact op met patiënten?
04Kunnen we bepalen welke behandelingen last-minute aangeboden worden?
05Moet de patiënt een app installeren?
06Werkt het met onze praktijksoftware?
Zie hoe een annulering opnieuw opgevuld wordt, van begin tot eind.
We tonen je wat er gebeurt nadat een patiënt annuleert: hoe passende patiënten gekozen worden, hoe het aanbod hen bereikt en hoe de afspraak weer in de agenda komt.
