Annulé à 11:40. Rempli à 11:44.
Quand un patient annule, TurnUp World propose le créneau aux patients compatibles, et le premier qui accepte est réservé. Le fauteuil est occupé sans tournée d'appels.
« Notre record : un créneau pris en 33 secondes. »
Une annulation de dernière minute reste le plus souvent un fauteuil vide
De plus, appeler une liste de patients prend un temps que l'accueil n'a pas. Résultat : personne n'essaie de remplir la plupart des annulations de dernière minute, et le créneau est perdu d'avance.
Le coût est le même que pour un rendez-vous non honoré : vous payez la salle, l'équipe et le praticien, alors que le fauteuil reste vide.
Le chiffre sur lequel travaillent les cabinets est rarement celui qui rapporte
Pourtant, deux chiffres déterminent le temps fauteuil annulé que vous récupérez. Le taux d'entrée est la part des annulations que l'on essaie de remplir. Le taux de remplissage est la part de celles-ci reprises par un autre patient.
Or, presque tous les cabinets travaillent sur le taux de remplissage. Personne ne s'occupe du taux d'entrée, alors que c'est de loin le plus important des deux.
Taux de remplissage
60%Appliqué à 7 % des annulations, cela récupère 4 % du temps fauteuil perdu. Facile à améliorer et flatteur dans un rapport.
Taux d'entrée
90%Avec un taux de remplissage de 30 %, cela récupère 27 %. C'est là que se trouve le temps fauteuil, mais en général personne n'en est responsable.
Taux d'entrée × taux de remplissage = temps fauteuil récupéré
Le moins bon taux de remplissage récupère près de sept fois plus de temps fauteuil, parce que chaque annulation entre dans la file par défaut.
Comment fonctionne le remplissage de dernière minute
Votre cabinet fixe les règles une fois. La séquence se déroule ensuite toujours de la même façon, ce qui la rend mesurable.
Le créneau se libère
Une annulation ou un report libère un créneau.
TurnUp World classe les patients compatibles
TurnUp World évalue ensuite les patients en attente selon le soin, la durée et les disponibilités indiquées.
L'accueil envoie en un clic
Ce clic prévient alors aussitôt les patients les plus compatibles, qui acceptent en un geste.
Le premier qui accepte prend le créneau
Ensuite, les autres apprennent que le créneau est pris et restent dans la file.
L'agenda se met à jour
La réservation compte comme temps fauteuil récupéré et, lorsque votre logiciel le permet, y est réécrite directement.
Une annulation, du début à la fin
La séquence est la même, que le rendez-vous soit annulé trois jours ou quarante minutes avant. L'accueil envoie l'offre en un clic, puis le reste se fait automatiquement.
Avancez à votre rythme, ou cliquez sur une étape ci-dessous.
Récupérez davantage de temps annulé
Une annulation de dernière minute, aussitôt reproposée
Au lieu de laisser un fauteuil vide, TurnUp World propose une annulation de la veille à chaque patient compatible.
Tous les patients compatibles reçoivent l'offre en même temps
Les offres partent en même temps : le créneau n'attend jamais qu'un patient rappelle.
Un clic pour l'accueil
L'accueil libère le créneau et l'envoie. Réponses, réservation et mise à jour de l'agenda se font automatiquement.
Proposé uniquement aux bons patients
La sélection tient compte du soin, de la durée, du praticien et des disponibilités indiquées, puis le créneau se ferme dès qu'un patient le prend.
Vous décidez de ce qui est proposé
Par soin, vous décidez s'il peut être proposé en dernière minute, avec quel délai et à combien de patients.
Du temps fauteuil récupéré, chiffré
Chaque créneau rempli est compté dans Insights : vous voyez combien de temps fauteuil vous récupérez chaque semaine.
Voir Insights« Remplir un trou, c'était dix minutes au téléphone. Aujourd'hui, notre record est un créneau pris en 33 secondes. »
Kirsten Van HoeGestionnaire de cabinet, Groupe BenedentiQuestions fréquentes
01En combien de temps une annulation peut-elle être remplie ?
02Que se passe-t-il si personne ne prend le créneau ?
03Les patients sont-ils contactés automatiquement ?
04Pouvons-nous choisir les soins proposés en dernière minute ?
05Le patient doit-il installer une app ?
06Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion ?
Voyez une annulation remplie, du début à la fin.
D'abord, nous vous montrons ce qui se passe après l'annulation d'un patient : comment TurnUp World choisit les patients compatibles, comment l'offre les atteint et comment la réservation arrive dans l'agenda.
