Privacy beleid

Bij TurnUp BV hechten wij veel belang aan de bescherming van uw privacy en de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u als gebruiker van ons platform, TurnUp World, heeft.

Door gebruik te maken van onze diensten, gaat u akkoord met onze Algemene Voorwaarden, die de contractuele relatie tussen u en TurnUp regelen.

1. Wie zijn wij?

TurnUp BV
Foreestelaan 1, 9000 Gent, België
BTW BE 0782.448.322
privacy@turnup.be
www.turnup.world

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw gebruik van het platform, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• Patiëntgegevens (bv. naam, geboortedatum, telefoon, e-mail, taalvoorkeuren)
• Afspraakgegevens (bv. datum, tijd, duur, zorgverlener, status, locatie)
• Behandelingsgegevens (bv. type behandeling, duur, toegewezen professional)
• Medewerker-/gebruikersgegevens (bv. login, profiel, beschikbaarheid, rollen)
• Openingsuren en agendabeschikbaarheid per gebruiker of praktijk
• Bedrijfs-/praktijkgegevens (bv. adres, contactinfo, gekoppelde domeinen)
• Communicatievoorkeuren en contactgeschiedenis
• Wachtlijstinschrijvingen, no-show-registraties en planningsgedrag
• Kalender-synchronisatielogs

Binnen het TurnUp-platform slaan wij geen technische browsergegevens op, zoals IP-adressen of toestelgegevens, tenzij dit expliciet door de gebruiker wordt ingeschakeld. Voor onze publieke website geldt een andere regeling; zie sectie 9, “Websitebezoekers, cookies en advertenties”.

3. Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• Toegang te verlenen tot het TurnUp World-platform
• Afspraken en wachtlijsten te beheren
• Kalenders te synchroniseren en gebruikers op de hoogte te houden van wijzigingen
• Bevestigingen, herinneringen en opvolgingen van afspraken te versturen (per e-mail/SMS/notificatie)
• Onze gebruikers te ondersteunen met onboarding, opleiding en dagelijkse vragen
• De kwaliteit en prestaties van ons platform te verbeteren
• Onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te leven
• Geaggregeerde inzichten te genereren via machine learning (AI-modellen)

Ons AI-voorspellingsmodel werkt uitsluitend met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens en kan trends identificeren (bv. kans op no-shows), zonder individuen te identificeren.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit.

4. Derdepartij-tools en integraties

Om onze diensten aan te bieden maken wij gebruik van:

• Postmark (e-mailaflevering)
• Microsoft Graph API (optioneel: e-mailverzending via het M365-account van de klant)
• Spring (SMS-gateway)
• Firebase Cloud Messaging (FCM) voor app-notificaties
• Azure (cloudhosting en infrastructuur)

Alle externe partijen voldoen aan de geldende normen inzake gegevensbescherming (o.a. GDPR) en werken op basis van verwerkersovereenkomsten.

Deze sectie betreft de tools die wij gebruiken om het TurnUp-platform te leveren. Voor de derde partijen die betrokken zijn bij cookies, analytics en advertenties op onze publieke website, zie sectie 9.

5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken gegevens op basis van:

• Uw uitdrukkelijke toestemming
• Contractuele noodzaak
• Wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (bv. onderhoud van het platform, fraudepreventie)
• Voor cookies en vergelijkbare technologieën op onze publieke website, zie sectie 9

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens enkel zolang dit nodig is voor:

• Het aanbieden van onze diensten
• Het voldoen aan wettelijke/fiscale verplichtingen
• Historische rapportage en traceerbaarheid

Gebruikers of klanten kunnen, waar van toepassing, verzoeken om gegevens te laten verwijderen.

7. Gegevensbeveiliging

Wij nemen strikte beveiligingsmaatregelen:

• Versleutelde opslag van gegevens
• Toegangsbeheer op basis van rol en verantwoordelijkheid
• Beveiligde infrastructuur (Azure)
• Regelmatige updates en audits

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te krijgen in de gegevens die wij over u bewaren
• Onjuiste of verouderde gegevens te laten corrigeren
• Verwijdering van uw gegevens te verzoeken
• Bezwaar te maken tegen verwerking of uw toestemming in te trekken
• Een klacht in te dienen bij uw bevoegde toezichthoudende autoriteit (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, in het Verenigd Koninkrijk het Information Commissioner’s Office)

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via: privacy@turnup.be

9. Websitebezoekers, cookies en advertenties

Deze sectie is van toepassing op bezoekers van onze publieke website (turnup.world). Zij is niet van toepassing op gegevens die binnen het TurnUp-platform worden verwerkt namens tandartspraktijken; die verwerking wordt beschreven in secties 2 tot en met 8.

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op onze website voor functionele doeleinden, analytics en advertenties. Essentiële cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Analytics- en advertentietechnologieën worden pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming geeft via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Een volledig overzicht van de individuele cookies die wij gebruiken, hun doel en hun levensduur vindt u in ons Cookiebeleid.

Wie uw gegevens ontvangt

Wanneer u toestemming geeft voor analytics- en marketingcookies, werken wij samen met de volgende partners.

Advertentiepartners, met wie wij optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (zie hieronder):

• Google Ireland Limited (Google Ads)
• Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel)
• LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn Insight Tag)

Dienstverleners die in onze opdracht optreden als verwerker, op basis van verwerkersovereenkomsten:

• Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager)
• HubSpot Ireland Limited (ingebedde demo-boekingsagenda)

Wat wij delen

Met uw toestemming ontvangen deze partners online identificatoren en technische gegevens, zoals uw IP-adres, browser- en toestelgegevens, cookie- en advertentie-identificatoren, de pagina’s die u bekijkt en de acties die u op onze website uitvoert (bijvoorbeeld het versturen van een formulier of het boeken van een demo).

Wanneer u een formulier verstuurt of een demo boekt, delen wij daarnaast een gepseudonimiseerde versie van de contactgegevens die u opgeeft, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer, met Google (Enhanced Conversions), Meta (Advanced Matching) en LinkedIn. Deze gegevens worden vóór verzending omgezet in een eenzijdige SHA-256-hash, wat betekent dat wij uw e-mailadres of telefoonnummer nooit in leesbare vorm versturen. De hash wordt uitsluitend gebruikt om uw actie te koppelen aan een advertentie die u heeft gezien of aangeklikt, zodat wij de effectiviteit van onze advertentiecampagnes kunnen meten en verbeteren.

Wij beschouwen gehashte identificatoren als persoonsgegevens onder de AVG. Wij delen ze daarom uitsluitend wanneer u toestemming heeft gegeven voor marketingcookies en vergelijkbare technologieën, en wij delen ze niet voor enig ander doel.

Onze advertentiepartners kunnen deze gegevens combineren met gegevens die zij van andere websites en diensten bezitten, en gebruiken om u gepersonaliseerde advertenties te tonen. Elke partner doet dit onder zijn eigen privacybeleid.

Rechtsgrond

Het plaatsen van niet-essentiële cookies en vergelijkbare technologieën, en het daaropvolgende delen van gegevens met de hierboven vermelde partners, vindt plaats op basis van uw toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG), gelezen in samenhang met:

• artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, dat uitvoering geeft aan artikel 5, lid 3 van de e-Privacyrichtlijn;
• artikel 11.7a van de Nederlandse Telecommunicatiewet, voor bezoekers in Nederland;
• Regulation 6 van de Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003 (PECR), voor bezoekers in het Verenigd Koninkrijk.

Essentiële cookies worden geplaatst op basis van ons gerechtvaardigd belang om een veilige en functionerende website aan te bieden (artikel 6, lid 1, f) AVG). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen, met werking voor de toekomst.

Onze rol en die van onze partners

Voor het verzamelen van gegevens via deze technologieën en de doorgifte daarvan aan Google Ads, Meta en LinkedIn treden wij op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke samen met de betrokken partner, in de zin van artikel 26 AVG. Voor hun eigen verdere gebruik van die gegevens treedt elke partner op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid:

• Google: https://policies.google.com/privacy
• Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Voor Meta en LinkedIn worden deze regelingen beheerst door de voorwaarden inzake gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid die deel uitmaken van hun advertentieovereenkomsten. Voor Google Ads beschouwen wij ons als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor de fase van het verzamelen en doorgeven van de gegevens, op basis van artikel 26 AVG.

De essentie van deze regelingen: wij zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van uw toestemming en voor het informeren over het verzamelen en doorgeven van de gegevens, en elke partner is verantwoordelijk voor zijn eigen verdere verwerking en voor de beveiliging van de gegevens die hij bezit. U kunt de rechten beschreven in sectie 8 uitoefenen bij ons of rechtstreeks bij de betrokken partner. Een samenvatting van de essentie van deze regelingen is op verzoek beschikbaar via privacy@turnup.be.

Google Analytics, Google Tag Manager en de ingebedde HubSpot demo-boekingsagenda worden in onze opdracht gebruikt als verwerker, op basis van ondertekende verwerkersovereenkomsten.

Internationale doorgiften

Deze partners kunnen de gegevens verwerken buiten de EER en het Verenigd Koninkrijk, waaronder in de Verenigde Staten. Dergelijke doorgiften vinden plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en de UK Extension daarvan, wanneer de ontvanger daaronder gecertificeerd is, en/of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende waarborgen. U kunt meer informatie opvragen, inclusief details over de toegepaste waarborgen, via privacy@turnup.be.

Bewaartermijn

Analytics-gegevens van de website worden maximaal 14 maanden bewaard in Google Analytics. Onze advertentiepartners hanteren hun eigen bewaartermijnen, zoals vermeld in hun privacybeleid. De levensduur van elke cookie staat vermeld in ons Cookiebeleid.

Uw rechten

De rechten beschreven in sectie 8 zijn ook van toepassing op gegevens die via cookies en vergelijkbare technologieën worden verzameld. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de in deze sectie beschreven verwerking door uw toestemming in te trekken via de cookie-instellingen.

10. Gebruik van AI

Wij kunnen geanonimiseerde of gepseudonimiseerde afspraak- en gedragsgegevens gebruiken om machine learning-modellen te trainen. Deze modellen helpen bij het voorspellen van trends, zoals kans op no-shows of optimale planningsmomenten, zonder persoonsgegevens rechtstreeks te gebruiken of te onthullen.

Belangrijke verduidelijking voor Google Workspace API-gebruikers: Wij gebruiken geen gegevens die via Google Workspace API’s (zoals Gmail, Agenda, Drive of Contacts) zijn verkregen om algemene AI- of ML-modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om functies te leveren die expliciet door de gebruiker zijn aangevraagd (bv. kalendersynchronisatie) en nooit voor bredere AI-training.

11. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan in de loop der tijd worden aangepast. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

12. Contact

Vragen of opmerkingen? Neem contact op:
privacy@turnup.be
TurnUp BV, Foreestelaan 1, 9000 Gent, België