FAQ

We streven naar een onboarding binnen de 30 dagen.

Ons doel is om de onboarding binnen 30 dagen te voltooien. Dit is uiteraard afhankelijk van externe partijen zoals DentAdmin of jullie IT-partner, maar evenzeer van jullie eigen betrokkenheid en opvolging als klant.

Nee!

Turup is een webapplicatie, wat betekent dat je geen externe programma’s hoeft te downloaden op je computer. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding.

Nee.

Er is slechts 1 account nodig per praktijk.
Binnen dat account kunnen eenvoudig verschillende verstrekkers worden toegevoegd.

Bij de opstart van TurnUp wordt uw huidige wachtlijst door ons geïmporteerd in het platform.

Deze wachtlijst kan afkomstig zijn van het legacy platform, uit jullie praktijksoftware (PMS), of zelfs uit Excel-lijsten die manueel worden bijgehouden.
Na de initiële import kunnen patiënten toegevoegd worden door het onthaalteam of door zichzelf via inschrijving op de wachtlijst.

TurnUp is ontworpen om praktijken in elke sector te ondersteunen die te maken hebben met uitdagingen rondom annuleringen en no-shows.

Bij TurnUp merken we dat een aanzienlijk deel van de last-minutes succesvol wordt ingenomen — in veel gevallen zelfs binnen het uur.
Uit onze ervaring blijkt dat ongeveer 85% van de aangemaakte last-minutes worden ingevuld, waarvan het merendeel (ongeveer 90%) binnen het eerste uur na publicatie.

Het probleem waardoor de patiënten niet correct aan hun arts worden gekoppeld, is dat de betreffende arts/dienstverlener niet is opgenomen als werknemer in TurnUp.
Het is van essentieel belang dat alle werknemers die jullie gebruiken voor TurnUp geregistreerd zijn in app.turnup.be.

Hoe voeg je een werknemer toe? Ga naar voeg een werknemer toe.

Dit gebeurt omdat een patiënt herhaaldelijk wordt toegevoegd aan de wachtlijst, waardoor ze zelfs na het accepteren van een last-minute afspraak nog steeds wordt uitgenodigd voor andere last-minutes.

TurnUp verstuurd standaard een sms naar de patiënt om ze op de hoogte te brengen van een vrijgekomen afspraak.

Als de praktijk daarnaast ook over het e-mailadres van de patiënt beschikt, wordt er ook een e-mail met de uitnodiging verzonden.

Dus, terwijl een sms altijd wordt verstuurd, hebben patiënten die ook hun e-mail delen het voordeel om op beide manieren tegelijkertijd op de hoogte te worden gebracht.

Dit is niet mogelijk. De afspraak innemen is first come, first served.

De eerste persoon die op de link klikt en het formulier invult heeft de afspraak ingenomen.
De andere personen komen terecht op de helaas-pagina waar ze de melding krijgen dat de afspraak reeds werd ingenomen.

“Vraagstelling: Ik heb me via de uitschrijflink in de SMS of e-mail afgemeld, maar ontvang nog steeds meldingen wanneer er een afspraak of tijdslot vrijkomt. Hoe komt dit?”

Verklaring:
Wanneer je je via de uitschrijflink afmeldt, verdwijnt jouw inschrijving slechts één keer uit de wachtlijst. Het kan echter voorkomen dat je meerdere keren op de wachtlijst staat. Dit gebeurt vaak als je meerdere afspraken hebt. In dat geval ontvang je nog steeds meldingen voor de overige inschrijvingen.

Oplossing:
Beheerder verwijdert de patiënt van de wachtlijst via zijn/haar portaal.

Er zijn diverse redenen:

Een van de redenen is simpelweg dat er geen interesse is om eerder te komen. In dat geval kan je ervoor kiezen om handmatig een aantal andere patiënten te contacteren.

Wanneer de klant de app op zijn smartphone heeft geïnstalleerd, ontvangt hij de melding via de app en niet meer via SMS.
Hierdoor lijkt het in uw overzicht alsof de patiënt de melding (sms) niet bekeken heeft.

Ja, ook buitenlandse telefoonnummers zullen een last-minute bericht ontvangen.

Als u een melding ontvangt dat uw sms-limiet is bereikt, neem dan contact op met de support via support@turnup.be.

Er zijn drie redenen waarom patiënten van uw lijst kunnen verdwijnen:

1. Afspraak verlopen: Als een patiënt een afspraak heeft gehad, bijvoorbeeld vandaag om 11:00 uur, wordt de patiënt automatisch van de lijst verwijderd zodra het tijdstip van de afspraak voorbij is.
2. Uitschrijving: Patiënten kunnen zichzelf uitschrijven door op de knop te klikken en zo van de lijst te worden verwijderd.
3. Verwijdering door de balie: De balie heeft ook de mogelijkheid om patiënten van de lijst te verwijderen.

In uw account van app.turnup.be kunt u aan de rechterkant van het scherm de tab “verwijderd van wachtlijst” vinden.
Hier kunt u de lijst bekijken van alle patiënten die zijn verwijderd, inclusief de reden van verwijdering.

In werkelijkheid kan een patiënt maximaal 15 keer worden uitgenodigd voordat hij of zij automatisch van de wachtlijst wordt verwijderd.
Dit betekent dat, bij kleinere wachtlijsten, dezelfde patiënt meerdere keren per dag kan worden uitgenodigd indien er bijvoorbeeld meerdere last-minute plekken beschikbaar komen.

TurnUp selecteert voor elke beschikbare plek willekeurig 20 geschikte patiënten. Als de wachtlijst echter minder dan 15 patiënten bevat, kan het voorkomen dat dezelfde patiënten herhaaldelijk worden uitgenodigd, omdat de software geen andere keuzes heeft binnen de opgegeven selectiecriteria.

Samenvatting:

• Een patiënt kan tot 15 keer worden uitgenodigd voordat hij/zij van de wachtlijst wordt verwijderd.
• Bij kleine wachtlijsten kan dezelfde patiënt meerdere keren per dag worden uitgenodigd als er veel last-minute plekken zijn.
• De software selecteert 20 geschikte patiënten, maar herhaalt patiënten als er minder dan 15 op de lijst staan.

Wat als een last-minute niet kan worden verzonden? Je ontvangt een foutmelding?

Het kan uitzonderlijk voorvallen dat een last-minute niet wordt verzonden wanneer deze wordt aangemaakt vanuit DentAdmin. Dit is meestal geen structureel probleem, maar een tijdelijk communicatieconflict met de gebruikte e-mailtemplate.

Oplossing: Template(s) opnieuw opslaan

Volg deze stappen om de templates opnieuw op te slaan in DentAdmin:

1. Open de agenda in DentAdmin
2. Klik met de rechtermuisknop op de gewenste afspraak
3. Ga naar “Communicatie” > “E-mail”
4. Selecteer een e-mailtemplate uit de TurnUp-map
5. Open de template en klik vervolgens links op “Opslaan template”
6. Herhaal dit voor alle templates indien gewenst

👉 Probeer daarna opnieuw om een last-minute te versturen.

Werkt het nog steeds niet?

Als het probleem aanhoudt na het opnieuw opslaan van de templates:

• Controleer of er een algemene storing is in DentAdmin
• Neem contact op met TurnUp Support om een afspraak in te plannen

📧 support@turnup.be
📅 Of via het formulier op onze supportpagina